« On en a un. Il date de 2021, il est dans le classeur rouge derrière moi. » Cette réponse, nous l’avons entendue trois fois le mois dernier, formulée presque mot pour mot. Elle dit tout du sort réservé au plan de continuité dans la plupart des PME : un document rédigé une fois, souvent sous la pression d’un client ou d’un audit, jamais relu, jamais testé, et dont les numéros de téléphone qu’il contient ne sont plus valables. C’est précisément là que se noue le sujet de l’intelligence artificielle et du plan de continuité d’activité, non pour produire un document plus épais, mais pour rendre supportable le seul travail qui compte : le tenir à jour et le faire tourner pour de vrai.
Avant d’écrire, mesurer ce que chaque heure d’arrêt coûte
Un plan sérieux commence par une question ingrate : combien de temps chaque activité peut-elle rester à l’arrêt avant que les dégâts deviennent irréversibles ? Quatre heures pour la prise de commande, deux jours pour la comptabilité fournisseurs, trois semaines pour le service marketing. Ces durées ne se devinent pas, elles se discutent activité par activité avec ceux qui les portent.
Ce chiffrage change tout, parce qu’il hiérarchise. Un bureau d’études de vingt-huit personnes avec lequel nous avons travaillé a découvert que sa vraie urgence n’était pas la salle serveur, sur laquelle portaient tous les investissements, mais l’accès aux plans clients archivés : sans eux, aucune réponse d’appel d’offres ne pouvait sortir, et deux consultations à sept chiffres se jouaient dans le mois. Personne n’avait fait ce raisonnement avant que la question soit posée dans ces termes.
Ce que la machine écrit, ce que vous devez écrire
La rédaction d’un plan de continuité est un travail de compilation fastidieux et peu créatif, autrement dit un candidat idéal. Enregistrez les entretiens menés avec chaque responsable de service, laissez la transcription et la synthèse produire une première trame, structurez les fiches par processus. Vous gagnez l’essentiel du temps de mise en forme et vous récupérez un document homogène, ce qu’aucune rédaction à huit mains ne produit spontanément.
Une réserve, tout de même, et elle est de taille. Un plan intégralement généré est un plan que personne ne s’approprie. Le passage obligé reste la relecture ligne à ligne par les responsables concernés, avec l’autorisation explicite de rayer ce qui ne correspond pas à la réalité de leur terrain. Sans cette étape, vous aurez fabriqué un beau document mort.
Une page par personne, et pas une de plus
Le format compte autant que le contenu. Un classeur de soixante pages ne sera pas ouvert le jour de la crise, personne n’a le temps de chercher. Ce qui fonctionne tient en une fiche recto par rôle : ce que je fais dans l’heure qui suit, qui j’appelle, sur quel numéro, ce que je décide seul, ce qui remonte au dirigeant. Chaque rôle a un suppléant nommé, parce que le titulaire est peut-être précisément la personne indisponible.
Détail trivial et pourtant décisif : ces fiches doivent exister hors ligne. Imprimées, ou enregistrées en local sur les téléphones. Un plan hébergé sur l’intranet devient illisible le jour où l’intranet est justement ce qui est tombé.
L’exercice à blanc, seul juge de paix
Quatre-vingt-dix minutes, un vendredi matin, un scénario que personne ne connaît à l’avance. C’est le format que nous recommandons, et il révèle en une séance ce que trois relectures n’auraient jamais montré. Le bureau d’études évoqué plus haut a joué la perte simultanée de la connexion internet et du téléphone fixe. Résultat en quatre-vingt-dix minutes : trois numéros de portable faux, un suppléant qui ignorait qu’il était suppléant, et une sauvegarde parfaitement fonctionnelle que personne dans la salle ne savait restaurer sans le prestataire informatique, injoignable un vendredi après quinze heures.
L’outil sert ici à un usage inattendu : produire des scénarios variés et crédibles à partir de votre contexte réel, et injecter en cours d’exercice des complications que l’animateur n’aurait pas imaginées. Le fournisseur clé ne répond pas. Le dirigeant est en avion. La moitié de l’équipe est en congés. Un exercice trop confortable ne prouve rien.
Le tenir en vie année après année
Un plan se périme par petites touches, un départ, un déménagement, un changement de logiciel. Plutôt qu’une grande revue annuelle que tout le monde repousse, branchez des déclencheurs : toute arrivée ou tout départ dans une fonction critique ouvre une mise à jour, tout changement d’outil aussi. Un rappel automatique et une comparaison des versions suffisent à repérer ce qui a bougé depuis le dernier trimestre.
Quant au retour sur investissement, soyons honnêtes sur sa nature. Les projets bien conduits atteignent l’équilibre en douze à vingt-quatre mois selon les travaux publiés par le Parlement Européen, mais cette moyenne porte sur des gains de productivité mesurables. Un plan de continuité, lui, ne rapporte rien tant qu’il ne sert pas. Il ressemble à un extincteur, et c’est la raison exacte pour laquelle il finit dans un classeur.
Le rapprochement entre intelligence artificielle et plan de continuité d’activité se joue donc sur un terrain modeste, celui de l’effort. Ce qui prenait quinze jours de rédaction en prend trois. Ce qui exigeait un consultant pour animer un exercice tient dans une matinée préparée en interne. Les PME que nous accompagnons chez MINOBIA sortent généralement de leur premier exercice avec une douzaine de corrections à apporter, et l’impression très nette d’avoir évité quelque chose.
Questions fréquentes
Combien de pages doit faire un plan pour une PME de trente personnes ?
Une dizaine, fiches de rôle comprises. Au-delà, vous écrivez pour l’auditeur et non pour vos équipes.
À quelle fréquence faut-il faire l’exercice ?
Une fois par an, avec un scénario différent à chaque fois. Deux fois la première année, parce que le premier essai sert surtout à découvrir tout ce qui manque.
Peut-on partir d’un modèle trouvé en ligne ?
Comme point de départ, oui. Comme document final, jamais : un plan qui ne nomme pas vos personnes, vos outils et vos clients ne vous servira à rien le jour venu.
Qui doit piloter la démarche en interne ?
Quelqu’un qui connaît l’ensemble des services et qui a l’oreille du dirigeant. Le profil compte davantage que la fonction, et ce n’est pas nécessairement le responsable informatique.
Nos clients nous réclament ce plan, cela change-t-il la méthode ?
Non, mais cela change le risque. Un document produit uniquement pour satisfaire un donneur d’ordre a toutes les chances de rester lettre morte. Profitez de l’obligation pour faire le travail sérieusement.
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À propos de l’auteur
Joël Obitz est entrepreneur et fondateur de MINOBIA, cabinet spécialisé dans l’intégration stratégique de l’intelligence artificielle au sein des PME et ETI. Fort de 20 ans d’expérience dans le B2B industriel, il accompagne les entreprises dans leur transformation numérique, avec une approche directe, pragmatique et orientée résultats.
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