Le dirigeant est arrivé avec une page imprimée sur le programme national et une seule question, posée avant même de s’asseoir : accompagné, oui, mais accompagné pour faire quoi exactement ? Sa société de métallerie et de menuiserie aluminium emploie quarante-sept personnes à Ballancourt-sur-Essonne, elle sort environ quatre-vingts devis par mois, et il avait déjà lu trois plaquettes qui parlaient d’IA sans jamais parler de son métier. La question est la bonne. L’accompagnement numérique des PME au programme Osez l’IA ne se résume ni à une journée de sensibilisation ni au montage d’un dossier de subvention.
Ce que recouvre le mot accompagnement
Quatre choses distinctes, que les entreprises confondent souvent parce qu’on les leur vend en bloc.
Un diagnostic, qui consiste à regarder comment le travail se fait réellement et non comment il est censé se faire. Un cadrage, qui transforme une liste d’irritants en deux ou trois chantiers chiffrés, ordonnés, avec un responsable par chantier. Une mise en œuvre, qui va du choix de l’outil au paramétrage et à la reprise des données existantes. Un transfert, enfin, qui consiste à rendre l’entreprise capable de continuer sans nous. Le quatrième point est celui que le marché escamote le plus volontiers, parce qu’il réduit la durée des missions.
La première semaine se passe dans vos locaux
Pas en visioconférence. Assis à côté des gens.
À Ballancourt, cinq entretiens ont suffi pour comprendre l’essentiel : le chiffrage d’un ouvrage sur mesure occupait le fils du fondateur à peu près trois soirées par semaine, les relances d’impayés se faisaient quand quelqu’un y pensait, et personne ne savait dire, un mardi matin, quelle affaire avait dérapé sur les heures. Trois problèmes de nature complètement différente. Le premier relève de la connaissance métier accumulée depuis vingt ans dans des classeurs, le deuxième d’une procédure inexistante, le troisième d’un défaut de mesure.
Nous notons aussi ce qui n’ira pas. Deux logiciels qui ne se parlent pas, un tableur central maintenu par une seule personne, des références articles saisies de six manières différentes. Ces constats-là ne font pas plaisir à entendre, et nous les écrivons quand même dans le compte rendu, parce qu’ils déterminent le coût réel des chantiers envisagés.
Le diagnostic se termine par un chiffrage grossier de ce que coûte chaque irritant, exprimé en heures annuelles plutôt qu’en euros. Les heures parlent davantage à un dirigeant de PME industrielle, parce qu’il sait immédiatement à quel poste elles correspondent et ce qu’il ferait de ce temps. Trois soirées par semaine, c’est cent trente soirées par an. Personne n’a besoin d’un tableau de rentabilité pour comprendre. Le même calcul appliqué aux relances d’impayés donnait une charge diffuse, répartie sur quatre personnes, invisible dans tous les comptes de l’entreprise et pourtant bien réelle.
Deux chantiers, jamais huit
Le tri se fait sur quatre critères que nous appliquons sans état d’âme. La fréquence de la tâche, sa pénibilité ressentie, la disponibilité des données nécessaires et l’existence d’une personne prête à en porter la responsabilité. Une idée brillante sans propriétaire ne passe jamais l’arbitrage. C’est le point de bascule de tout accompagnement numérique de PME au programme Osez l’IA : renoncer à neuf idées pour en faire aboutir deux.
Le métallier a retenu la relance client, confiée à notre module de relance automatisée, et un tableau de bord d’exploitation construit avec MINOBOARD pour voir les heures consommées par affaire sans attendre la clôture du mois. Le chiffrage assisté, pourtant le sujet le plus excitant, a été repoussé volontairement : la matière première, les dossiers d’ouvrages anciens, n’était pas exploitable en l’état. Nous l’avons dit dès la deuxième semaine plutôt que de le découvrir au quatrième mois.
Le dossier de financement vient après, pas avant
Beaucoup de dirigeants abordent le sujet par la porte du financement, et nous comprenons pourquoi. C’est pourtant l’ordre le plus risqué. Un projet construit pour entrer dans une case administrative produit rarement quelque chose d’utile, et l’entreprise se retrouve avec un outil financé qu’elle n’utilise pas.
Notre pratique consiste à définir d’abord le besoin, puis à examiner les dispositifs mobilisables avec le client, en vérifiant les conditions en vigueur au moment de la demande plutôt qu’en recopiant une plaquette de l’année précédente. Les règles évoluent, les enveloppes aussi, et nous préférons annoncer une incertitude qu’une promesse. MINOBIA est référencé comme activateur France Num et intervient dans le cadre du programme national ; cela ne nous autorise à garantir ni l’éligibilité ni le taux de prise en charge d’un dossier particulier.
Une précision utile sur le calendrier. Les instructions administratives suivent leur propre rythme, indépendant du vôtre, et il serait imprudent de conditionner le démarrage d’un chantier à la réponse attendue. Nous conseillons de lancer le premier périmètre sur les fonds propres de l’entreprise, à une échelle modeste, puis d’ajuster l’ambition selon ce qui est effectivement obtenu. Cette manière de faire évite les projets suspendus pendant des mois à une enveloppe qui ne vient pas.
Transmettre, puis partir
Un consultant qui reste indispensable a raté sa mission. Nous formons donc systématiquement un référent interne, choisi pour sa connaissance du métier et non pour son aisance informatique, et nous lui laissons la main sur les réglages avant la fin de l’intervention. Le programme de formation de référent IA existe pour cela. Il couvre aussi la partie que les dirigeants oublient, la charte interne et les obligations qui pèsent désormais sur l’employeur, que nous détaillons dans notre article sur les obligations des entreprises en matière d’IA.
Il y a des missions que nous refusons. Une entreprise sans référent disponible, une direction qui veut un outil pour éviter une décision d’organisation, une trésorerie tendue au point que le projet deviendrait un pari. Dans ces trois cas, l’intervention échoue et le dirigeant en conclut que l’intelligence artificielle ne marche pas, ce qui est faux et coûteux pour tout le monde.
Comptez trois à quatre mois entre le premier entretien et le moment où le référent tient seul les deux chantiers, avec une demi-journée de notre part par quinzaine. À Ballancourt, le délai moyen d’encaissement a reculé de dix-huit jours et le fils du fondateur a récupéré ses soirées, sans que le chiffrage assisté ait jamais été déployé. Un accompagnement numérique de PME du programme Osez l’IA bien mené se juge à cela, pas au nombre d’outils installés. Si vous voulez savoir ce que cela donnerait chez vous, MINOBIA commence toujours par écouter, avant de proposer quoi que ce soit.
Questions fréquentes
Faut-il être équipé d’un ERP moderne pour commencer ?
Non. La plupart des entreprises que nous accompagnons travaillent avec un logiciel ancien et plusieurs tableurs. Cela limite le champ des chantiers possibles, cela ne l’annule pas.
Combien de temps mes équipes doivent-elles y consacrer ?
Environ deux heures par semaine pour le référent pendant la phase active, et quelques entretiens ponctuels pour les autres. En dessous, le projet s’enlise.
Travaillez-vous avec un éditeur en particulier ?
Nous avons nos modules et nous les proposons quand ils répondent au besoin. Quand une solution du marché fait mieux ou coûte moins cher, nous le disons.
Que se passe-t-il si le diagnostic conclut qu’il ne faut rien faire ?
Cela arrive, et nous le disons. Une entreprise dont les processus ne sont pas stabilisés a d’abord besoin d’organisation, pas d’automatisation.
Le référent doit-il avoir un profil technique ?
Surtout pas. Il doit connaître le métier, être écouté de ses collègues et disposer d’un vrai créneau dans son planning. Le reste s’apprend en quelques jours.
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À propos de l’auteur
Joël Obitz est entrepreneur et fondateur de MINOBIA, cabinet spécialisé dans l’intégration stratégique de l’intelligence artificielle au sein des PME et ETI. Fort de 20 ans d’expérience dans le B2B industriel, il accompagne les entreprises dans leur transformation numérique, avec une approche directe, pragmatique et orientée résultats.
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