Une convocation revenue au siège avec la mention « n’habite plus à l’adresse indiquée ». Puis une deuxième. Cette société de propreté de l’Essonne emploie deux cent quarante personnes sur une soixantaine de sites clients, avec une rotation forte et des horaires décalés, et elle avait manqué dix-neuf visites médicales sur quarante-trois programmées en un semestre. Aucune n’avait été manquée volontairement. Ce que peuvent apporter l’intelligence artificielle et la médecine du travail dans une PME se limite à ce terrain-là, celui de l’organisation, et il faut le dire d’emblée pour éviter tout malentendu.
Un problème de logistique, pas de santé
Reprenons les dix-neuf rendez-vous manqués. Aucun ne relève d’un refus.
Six salariés avaient déménagé sans que le fichier du personnel soit mis à jour. Cinq travaillaient de cinq heures à huit heures du matin sur un site à quarante minutes du centre de santé et ne pouvaient pas s’y rendre à quatorze heures sans perdre leur après-midi. Quatre étaient en fin de contrat au moment de la convocation. Trois n’avaient pas compris le courrier, rédigé dans un français administratif dense. Un avait été convoqué deux fois pour la même échéance, à la suite d’un doublon dans le fichier. Rien de tout cela n’est médical. Tout cela est administratif, et l’entreprise passait environ une journée par semaine à courir derrière ces rendez-vous, sans jamais rattraper son retard.
Ce que l’employeur peut légitimement automatiser
Le périmètre est étroit et parfaitement identifiable. Il porte sur des dates et des affectations, jamais sur des contenus.
Concrètement, un échéancier tenu automatiquement à partir des dates d’embauche, des types de contrat et des postes occupés indique quelles visites doivent être demandées et quand. Les doublons se détectent seuls. Les demandes de rendez-vous partent au service de santé au travail avec les créneaux réellement compatibles avec les plannings de chantier, ce qui évite la moitié des reports. Les rappels arrivent au salarié par message court, dans une formulation simple, éventuellement dans sa langue, trois jours puis la veille. Et le responsable d’exploitation reçoit à l’avance la liste des remplacements à prévoir, parce qu’un agent en visite médicale est un agent absent de son site. Chez notre client, ce seul dispositif a ramené le taux de visites honorées de cinquante-six à quatre-vingt-onze pour cent en deux trimestres.
La ligne à ne franchir sous aucun prétexte
Nous préférons être explicites, parce que des éditeurs proposent aujourd’hui bien davantage et que des dirigeants de bonne foi acceptent des fonctions qu’ils devraient refuser.
L’entreprise ne collecte, ne stocke et ne traite aucune donnée de santé de ses salariés. Elle n’a pas à connaître le motif d’un arrêt, le contenu d’un échange avec le médecin, ni les préconisations autres que celles qui lui sont officiellement notifiées pour être appliquées. Aucun outil interne ne doit tenter de repérer des salariés « à risque » à partir des absences, des horaires ou de l’ancienneté : ce type de profilage n’a aucune valeur médicale, il expose l’entreprise et il détruit la confiance. Aucun questionnaire de santé ne se diffuse par le canal de l’employeur. Aucune promesse de dépistage, de diagnostic ou de prédiction ne doit figurer dans un cahier des charges, et un fournisseur qui en met une devrait être écarté immédiatement. Le médecin du travail exerce en toute indépendance, le secret médical couvre l’ensemble des informations qu’il détient, et rien dans un projet numérique ne peut atténuer ces deux principes.
Ce qui relève du service de santé au travail, et de lui seul
Les services de prévention et de santé au travail conduisent eux aussi leurs propres chantiers d’organisation, et c’est leur affaire.
Préparation administrative des dossiers, gestion des files d’attente, relances, planification des créneaux : ces travaux se mènent sous leur responsabilité, avec leurs propres exigences de confidentialité et d’hébergement. Un dirigeant qui souhaite améliorer la situation a tout intérêt à en parler avec eux plutôt qu’à bâtir un système parallèle. La discussion porte alors sur des sujets très concrets, la possibilité de créneaux matinaux pour des équipes de nettoyage, l’organisation de visites sur site pour un effectif important, le format des convocations. Nous avons vu ce simple échange régler davantage de problèmes qu’un projet informatique de six mois. Le rôle du comité social et économique mérite d’être rappelé au passage : il est consulté sur l’organisation du suivi et sur les conditions de travail, et il constitue le bon lieu pour présenter ce qui sera automatisé et ce qui ne le sera pas.
Budget, calendrier et précautions techniques
Le raccordement d’un échéancier au logiciel de paie et au planning représente 500 à 1 200 euros de travaux pour une structure de deux cents à trois cents salariés. Trois à cinq semaines suffisent. C’est l’un des chantiers les moins coûteux que nous conduisions.
Deux précautions valent d’être prises dès le départ. La première concerne les droits d’accès : la liste des rendez-vous ne doit être visible que des personnes qui organisent les remplacements, et elle ne doit contenir qu’une date et un nom, rien d’autre. La seconde concerne la durée de conservation, qui doit être fixée par écrit et courte. Un tableau de suivi vieux de six ans n’a aucune utilité et beaucoup d’inconvénients. Nous recommandons enfin de faire relire le dispositif par le service de santé au travail avant sa mise en service, ne serait-ce que pour vérifier qu’aucune information ne remonte là où elle ne devrait pas.
Rapprocher l’intelligence artificielle et la médecine du travail ne veut donc rien dire de spectaculaire, et c’est heureux. Cela signifie qu’une PME cesse de perdre une journée par semaine en relances, que les salariés se voient proposer des créneaux compatibles avec leur travail, et que le suivi obligatoire redevient une routine plutôt qu’un sujet d’inquiétude au moment d’un contrôle. Tout le reste appartient au médecin. MINOBIA accompagne les PME et ETI sur ce type de sujet en commençant par l’analyse des rendez-vous manqués des douze derniers mois, ce qui suffit presque toujours à identifier trois causes très concrètes. La réussite dépend ensuite des équipes administratives, et donc de leur formation à ces outils.
Questions fréquentes
L’entreprise peut-elle connaître le résultat d’une visite ?
Elle reçoit uniquement ce que le médecin lui notifie officiellement, sans motif ni détail médical. Le reste est couvert par le secret médical et n’a pas à circuler dans vos outils.
Peut-on repérer les salariés fragiles à partir des absences ?
Non, et ce n’est pas seulement une question de prudence juridique. Ce type de raisonnement produit des conclusions fausses et abîme durablement la relation de travail.
Faut-il consulter le comité social et économique ?
Oui, dès lors que le suivi et l’organisation du travail sont concernés. Présentez-y le périmètre exact des données traitées, cela lève l’essentiel des craintes.
Nos salariés ne parlent pas tous français couramment. Que faire ?
Des rappels traduits et raccourcis améliorent nettement la présence aux rendez-vous. Faites relire les traductions par quelqu’un de vos équipes avant l’envoi.
Par où commencer avec un budget très réduit ?
Par la fiabilisation des coordonnées et par la suppression des doublons dans le fichier du personnel. Cela ne coûte presque rien et règle une bonne part du problème.
Prêt à concrétiser votre projet IA ?
À propos de l’auteur
Joël Obitz est entrepreneur et fondateur de MINOBIA, cabinet spécialisé dans l’intégration stratégique de l’intelligence artificielle au sein des PME et ETI. Fort de 20 ans d’expérience dans le B2B industriel, il accompagne les entreprises dans leur transformation numérique, avec une approche directe, pragmatique et orientée résultats.
Contactez-nous : contact@minobia.ai
Suivez-nous sur LinkedIn et Facebook
MINOBIA – Activateur France Num https://www.francenum.gouv.fr/activateurs/minobia
